Передача ЭЦП в Казахстане: кого и на сколько будут штрафовать

Передача ЭЦП — теперь под запретом даже по доверенности

ЭЦП приравнивается к личной подписи, и согласно статье 10 Закона РК, не подлежит передаче третьим лицам — ни родственникам, ни коллегам, ни даже по доверенности.

«Ранее ответственность несли только владельцы ЭЦП. Теперь наказание грозит и тому, кто использует чужой ключ», — поясняет Умурзакова.

Согласно новым поправкам в Кодекс об административных правонарушениях (статья 640, пункт 6), ответственность за неправомерное использование ЭЦП несет не только владелец ключа, но и лицо, которое им воспользовалось. Даже если подпись была передана с согласия — устного или письменного — это все равно считается нарушением

Использование чужого ключа теперь наказывается штрафом, который может достигать 800 тысяч тенге.  

Попытки легализовать передачу подписи через приказы, доверенности или устные договоренности — юридически ничтожны. Это рассматривается как подделка подписи и может повлечь даже уголовную ответственность.

Как правильно делегировать право подписи?

Передача самой ЭЦП запрещена, но можно делегировать право подписи. Это делается следующим образом:

• через должностные инструкции,

• трудовой договор,

• приказ или доверенность,

• без упоминания передачи ключа, только полномочий.

После этого сотрудник получает собственную ЭЦП с правом подписи от имени компании:

Пошаговая инструкция:

1. Сотрудник заходит на сайт eGov.

2. Выбирает услугу — удаленное получение ЭЦП.

3. Указывает, что представляет юридическое лицо и действует как «сотрудник с правом подписи».

4. Создает заявку, которая поступает на подтверждение руководителю через НУЦ.

5. После одобрения сотрудник получает собственную ЭЦП, действующую в рамках закона.

Для индивидуальных предпринимателей делегирование права подписи пока невозможно — они должны подписывать документы лично.

Кто несет ответственность?

Теперь в ответственности — тот, чья подпись стоит под документом. Например, если бухгалтер подписал отчет — он же отвечает за его содержание.

Руководителям важно фиксировать поручения в письменной форме, особенно в корпоративной переписке — это может помочь при разбирательствах.

Что делать, если уже оштрафовали?

Штраф можно оспорить. Для этого нужно:

• доказать, что не было умысла,

• продемонстрировать, что нарушение устранено,

• подтвердить, что сотрудники прошли обучение,

• и все полномочия оформлены корректно.

Рекомендации для бизнеса

Юрист советует руководителям:

• провести аудит всех процессов, где используется ЭЦП,

• обновить внутренние документы,

• оформить делегирование подписей через eGov,

• обучить персонал правилам работы с ЭЦП.

Это поможет минимизировать риски штрафов и сделать бизнес-процессы юридически прозрачными.