Как система управления поездками экономит деньги предприятия

В крупных компаниях с собственным автопарком зачастую фиксируются далеко не все расходы на транспорт. Расход топлива за месяц, заработная плата водителям и управляющим, техосмотр и ремонт – эти траты лежат на поверхности. Тем не менее, если поставить цель контролировать все расходы, можно не просто обнаружить огромное количество неучтенных трат, но и сэкономить значительную сумму. В некоторых случаях эта сумма измеряется миллионами рублей за год!

Как обнаружить эти скрытые затраты и сэкономить деньги предприятия? В этом руководителю транспортного отдела помогает специальная программа для управления автопарком «ТМ: Корпоративные поездки».

Скрытые расходы: как их обнаружить и устранить

Для начала определимся, куда могут «утекать» деньги на автопарк, помимо очевидных трат. К неочевидным, скрытым расходам могут относиться:

1. Неравномерные нагрузки на водителей и вынужденные простои. Чаще всего это происходит, если водитель корпоративного автомобиля ездит по поручениям только какого-то одного отдела или сотрудника, и никакой другой отдел больше не может воспользоваться этой конкретной машиной. Простой пример: водитель отвез менеджера на встречу или совещание, и вынужден оставаться на месте и ждать его возвращения – иногда несколько часов. Как результат – оплачиваемое время работы водителя, которое никак не используется, тогда как в компании есть запросы от сотрудников на другие поездки.

Что можно сделать: провести процедуру под названием «открепление автомобиля». Программа управления автопарком позволяет анализировать, сколько всего машин в компании, какие из них заняты постоянно, а какие напрасно простаивают в ожидании. Просто разрешив всем сотрудникам использовать автомобили компании вне зависимости от отделов, за которыми они числятся, можно добиться и повышения продуктивности работы, и сокращения расходов. Кроме того, водитель может развозить сразу нескольких сотрудников разных отделов, если всем им нужно ехать примерно в одном направлении.

2. Из первого пункта расходов вытекает и второй: холостой пробег автомобиля. Продолжим приведенный выше пример. Наш водитель дождался менеджера, забрал его, отвез обратно в офис, где получил новое задание и снова выехал из офиса по другому маршруту. Поездка туда, поездка обратно, остановка на базе, новая поездка – в день на эти разъезды расходуется и время, и топливо.

Что можно сделать: программа фиксирует все заявки на поездки от сотрудников сразу же после того, как они поступили, и автоматически распределяет их по свободным водителям. Так водитель не дожидается менеджера несколько часов, а по дороге выполняет еще несколько рабочих поездок. Если же менеджер освобождается раньше, он не дожидается того же самого водителя, а просто отправляет заявку на новую машину, которая находится ближе всех к нему. Такой принцип используется в службах такси, и с успехом применяется в крупных корпоративных автопарках.



3. Неиспользуемые автомобили. Анализ автопарка с помощью программы позволяет выяснить, какие автомобили простаивают больше остальных, и можно ли избавиться от них без потерь для компании. После оптимизации автопарка, которую мы рассмотрели в примерах выше, может выясниться, что предприятию и не нужно слишком большое количество машин, содержание которых становится отдельной статьей расходов.
Что можно сделать: продать автомобили, которые совершают меньше всего поездок, поскольку нагрузка теперь равномерно распределена между оставшимися машинами.

4. Слишком длительное ожидание автомобиля. В любой организации случаются непредвиденные поездки, когда машина требуется вот сейчас, но даже если она стоит прямо на парковке, сесть и поехать невозможно: нужно согласование с руководителем, заявка на использование служебной машины, подпись заведующего гаражом. В итоге на вопрос, который требует быстрого рассмотрения, уходит время – иногда дни и даже недели, – и сотруднику проще заказать такси, чем воспользоваться служебным автомобилем, который все равно никуда в данный момент не едет.

Что можно сделать: программа «ТМ: Корпоративные поездки» позволяет работать как с запланированными, так и со срочными заказами. Не требуется никаких согласований и подписей – подать заявку на автомобиль может любой сотрудник, который имеет соответствующее разрешение и доступы, и программа сразу же передаст заказ водителю. В итоге время согласования исчезает вовсе, а ожидание машины сокращается до нескольких минут.

5. Человеческий фактор. В крупных компаниях, где работает большое количество человек он, к сожалению, неизбежен. Диспетчер или менеджер, ответственный за прием заявок, пропустил заказ на поездку, начальник гаража вовремя ее не подписал, поездку отдали уже занятому водителю – иногда это происходит непреднамеренно, но такая ситуация может стать критической.

Что можно сделать: отдать управление поездками программе, которая зафиксирует заявку, пошлет уведомление свободному водителю, напомнит сотруднику, что сегодня ему предстоит поездка. При этом исключены накладки по времени или чрезмерная загруженность автомобиля.

Результат внедрения программы управления автопарком – экономия средств, повышение эффективности работы, исключение человеческих ошибок, своевременное выполнение поставленных задач. Программу легко настроить под потребности конкретной организации и даже интегрировать в уже действующую систему диспетчеризации.

На правах рекламы